Wirtualna recepcja

Każdy przedsiębiorca musi uporać się z wieloma obowiązkami, w tym m.in. odbieraniem telefonów i korespondencji od klientów oraz kontrahentów, a także umawianiem spotkań biznesowych. Zaniedbanie tych kwestii może doprowadzić zarówno do utraty renomy firmy, jak i szans na rozwój działalności. Ich właściciele z tego względu rozważają najczęściej zatrudnienie dodatkowego pracownika w charakterze asystenta prowadzącego recepcję, co z kolei wiąże się ze sporymi wydatkami. Rozwiązaniem problemu jest wirtualny sekretariat. Świadczymy kompleksowe usługi w tym zakresie – zachęcamy do zapoznania się z ich charakterystyką!

Czym właściwie jest wirtualny sekretariat i jak działa?

Oferowana usługa polega przede wszystkim na odbieraniu połączeń oraz korespondencji elektronicznej przez asystentów – z wykluczeniem konieczności ich fizycznego przebywania w siedzibie przedsiębiorstwa. W praktyce tak prowadzone biuro funkcjonuje niemal dokładnie w taki sposób, jak firma z pracownikiem administracyjnym na miejscu. Wirtualna recepcja to jednak sekretariat generujący znacznie niższe koszty. Osoby przydzielone do utrzymywania kontaktu z klientami i kontrahentami przyjmują telefony w wybranych godzinach, dysponując np. numerem stacjonarnym przypisanym dla konkretnej działalności gospodarczej – wystarczy jedynie dokonać w tym zakresie przekierowania.

Sprawnie funkcjonujący sekretariat wirtualny jest w stanie przedstawić podczas wspomnianych połączeń najważniejsze elementy oferty przedsiębiorstwa, które reprezentuje. Usługi zdalnej recepcji mogą obejmować również samodzielne nawiązywanie relacji z potencjalnymi klientami i kontrahentami przez asystenta bądź asystentkę. Cały proces przypomina zatem typowe działanie większości firm zatrudniających stacjonarnie pomocników obsługujących połączenia oraz korespondencję elektroniczną. Ma jednak znacznie więcej zalet niż standardowe rozwiązanie w tym zakresie.

Jakie są zalety wynajęcia wirtualnego sekretariatu?

Opisywane usługi są bardzo korzystne zarówno dla małych, jak i średnich czy nawet dużych przedsiębiorstw. Niezależnie od profilu działalności i charakteru jej prowadzenia, właściciel firmy decydujący się na wirtualny sekretariat unika konieczności przygotowywania fizycznej recepcji – np. poprzez wynajęcie odpowiedniego lokalu z takim przeznaczeniem. To szczególnie ważne w przypadku wykonywania większości czynności biznesowych wyłącznie zdalnie, w sytuacji, gdy siedzibą jest miejsce zamieszkania. Istotną kwestią są również koszty stworzenia stanowiska asystenta i zatrudnienia kompetentnej osoby. Pracodawca musi z tego tytułu m.in. odprowadzać szereg podatków, a także płacić nierzadko wysokie wynagrodzenie obsłudze sekretariatu. W przypadku wirtualnej recepcji, ze względu na jej specyfikę działania, budżet firmowy jest obciążany w znacznie mniejszym stopniu.

Kluczową zaletą skorzystania opisywanych usług jest jednak gwarancja odebrania każdego telefonu do przedsiębiorstwa. Wszyscy próbujący się z nim skontaktować klienci oraz kontrahenci zostaną wysłuchani i profesjonalnie obsłużeni. Dzięki temu budowany jest pozytywny wizerunek firmy. Jej właściciel uniknie ponadto sytuacji, gdzie poszczególne propozycje współpracy tracą swoją ważność przez brak odpowiedzi.

Obsługa przez wirtualny sekretariat jest przez nas rozliczana rzetelnie – za każdą przepracowaną dla klienta godzinę. Forma abonamentu może w tym wypadku okazać się niekorzystnym rozwiązaniem, na co też warto zwrócić uwagę. Zdalna recepcja to zatem sporo oszczędności dla przedsiębiorcy, a jednocześnie możliwość kompleksowego zadbania o wszystkich kontaktujących się z firmą klientów czy kontrahentów.

Po więcej informacji na temat zdalnie prowadzonej recepcji zapraszamy do kontaktu. Jesteśmy w stanie stworzyć m.in. sekretariat ds. projektów, a także szereg innych stanowisk wirtualnych, do których oddelegujemy kompetentnych specjalistów.

TASKme.pl

W pełni zdalny outsourcing na miarę twoich potrzeb.

Prosto, szybko, wygodnie… Sprawdź jakie to proste!