BLOG

Wirtualny Office Manager - Dowiedz się, jak zarządzamy biurem zdalnie!

Czym zajmuje się wirtualny office manager?

Wirtualny office manager przede wszystkim odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie administracji i wszystkich procesów z nią związanych w formie zdalnej. Jest to łącznik między szefem a pracownikami firmy, który planuje, organizuje, kontroluje oraz poprawia jakość procesów związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biura. Stanowisko to oprócz wcześniej wymienionych obowiązków, również obejmuje zadania przypisane dla wirtualnego asystenta / wirtualnej asystentki.

Jaki jest zakres obowiązków zdalnego office managera?

Wiedząc już, na czym polega stanowisko, warto określić zbiór zadań, które obejmuje usługa. Wirtualny office manager zajmuje się nie tylko obowiązkami wirtualnego asystenta / wirtualnej asystentki, ale także poprawnym funkcjonowaniem administracji, jak i zaopatrzeniem biura klienta. Również wartą uwagi jest optymalizacja kosztów i procesów w firmie związanej z obszarem stanowiska m.in. Poprzez dobór i zakup sprzętu biurowego według wytycznych klienta porównując najbardziej atrakcyjne oferty na rynku.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

Zakres wirtualnej asystentki / wirtualnego asystenta
Planowanie, organizowanie, kontrolowanie poprawnego funkcjonowania administracji w firmie
Zaopatrzenie biura
Profesjonalne doradztwo
Zbieranie i weryfikowanie ofert cenowych związanych z obejmowanym działaniem
Optymalizacja kosztów i procesów w firmie związanych z prowadzeniem biura
Dobór i zakup sprzętu biurowego

I wiele więcej…

Oczywiście zakres obowiązków może być zróżnicowany w zależności od typu przedsiębiorstwa, branży i specyfiki z nią związanej. Dlatego warto skontaktować się z nami w celu dopasowania odpowiedniej oferty dla Twojej firmy!

Jak możemy zarządzać Twoim biurem zdalnie?

W dobie obecnych narzędzi i rozwiązań na rynku komunikacja na odległość nie jest już problematyczna! Dzięki wideorozmowom np. na Microsoft Teams lub komunikatorom typu Signal jesteśmy w stanie utrzymać bieżącą łączność z głównymi przedstawicielami działów, jak i pojedynczymi osobami w Twojej firmie. Naszym zdaniem prawidłowy obieg informacji jest ważny, ale zarządzanie nią jest równie istotne. Dlatego dzięki rozwiązaniom do zarządzania jak na przykład Trello jesteśmy w stanie tworzyć, opracowywać i wykonywać określone zadania mniej lub bardziej złożone tak, abyś mógł widzieć i kontrolować każdy etap danego procesu. Oczywiście, jeżeli klient posiada swoje narzędzia wewnętrzne typu CRM, to jak najbardziej jesteśmy w stanie się do nich dostosować i funkcjonować zgodnie z przyjętymi normami lub stworzyć je tak, aby obieg danych był prawidłowy zgodnie z panującymi obecnie standardami.